Uporaba tehnologije rfid pri inteligentnem zbiranju in prepoznavanju dokumentov

Tehnologija radiofrekvenčne identifikacije RFID postopoma prevzema mesto ročnega upravljanja dokumentov, avtomatska identifikacija zagotavlja veliko udobje. Za hitro realizacijo upravljanja vseh vrst dokumentov in arhivskih virov je potrebno vnašanje in upravljanje datotek z RFID oznakami. Inteligentno upravljanje RFID zmanjša dolgočasno delovno obremenitev administratorjev, s čimer se zmanjšajo izdatki delovne sile arhivov in zmanjšajo stroški. RFID se uporablja pri inteligentnem zbiranju in identifikaciji dokumentov.

S kombinacijo tehnologije samodejne identifikacije RFID in tehnologije računalniške programske opreme se elektronska oznaka RFID uporablja kot medij za shranjevanje informacij in se prilepi na portfelj, osnovne informacije in povratni zapisi arhivov so shranjeni v čipu RFID, branje RFID pa in pisalna oprema se uporablja za sodelovanje s sistemom za upravljanje baz podatkov v ozadju za izvajanje upravljanja informacij delovnega procesa izposoje, vračanja, iskanja in popisa arhivi.

Prednosti uporabe tehnologije RFID pri upravljanju dokumentov.
1. Hitra in natančna lokacija: zemljevid geografske porazdelitve celotne sobe z dokumenti je shranjen na mobilni opremi za pregled na kraju samem in na dokumentih bo prikazana geografska lokacija, da se doseže hitro iskanje in arhiviranje.

2. Enostaven inventar: uporaba opreme za inšpekcijo RFID lahko hitro dokonča inventar dokumentov, preverjanje napak, polic in drugo delo, močno zmanjša delovno obremenitev knjižničarjev, hkrati pa lahko izboljša učinkovitost upravljanja dokumentov, zmanjša stopnjo napak pri izposoji in arhiviranju.

3. Natančen zapis informacij o dokumentu: sistem samodejno registrira upravljavca dokumenta, izposojevalca, izposojo in čas vložitve, da prepreči ročne napake, hkrati pa zagotavlja točnost izvirnih podatkov informacijskega sistema za upravljanje dokumentov. in lahko zagotovi poizvedbo o statusu dokumenta v realnem času, tiskanje poročil.

4. Paketno posojanje dokumentov in upravljanje registracije vložitve: upravljanje dokumentov je zelo zapletena naloga, saj manj upravljavcev dokumentov in več ljudi išče izposojene dokumente. S tehnologijo RFID uresničujemo posodobitev in avtomatizacijo upravljanja z dokumenti, povečujemo učinkovitost dela in zmanjšujemo delovno intenzivnost skrbnikov dokumentov ter pomagamo knjižničarjem pri realizaciji avtomatske paketne izposoje, arhiviranja in evidentiranja dokumentov.

5. Informacije o shranjevanju oznak RFID dokumentov je mogoče prosto spreminjati: elektronske oznake imajo veliko zmogljivost dostopa do podatkov, informacije o shranjevanju pa je mogoče prosto spreminjati, kar je primerno za atribute dokumentov in upravljanje drugih informacij.

Inteligentni arhivski sistem RFID bo za vsako datoteko oblikoval informacije o elektronski osebni izkaznici, ki uresničuje funkcije upravljanja sledenja celotnemu procesu, pozicioniranja datotek, samodejnega popisa datotek, inteligentne analize in tako naprej, kar močno optimizira proces upravljanja datotek in zmanjša delovno obremenitev. Uporaba tehnologije RFID je dober most med upravljanjem papirnih datotek in arhivskim upravljanjem elektronskih informacij.